1. Veri Sorumlusuna İlişkin Bilgiler

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusu, aşağıda bilgileri bulunan Hayır Kapısı İnsani Yardım Derneğidir.

2. İlgili Kişi Grupları ve İşlenen Kişisel Veriler

Dernek tarafından işlenen kişisel verilerin türü ve kapsamı; ilgili kişinin Dernek ile olan ilişkisine, yürütülen sürece, hizmetin niteliğine ve mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklere göre değişiklik gösterebilir.

Bu kapsamda aşağıdaki ilgili kişi gruplarına ait kişisel veriler, yalnızca gerekli olduğu ölçüde işlenebilmektedir:

Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Sağlık bilgileri, kan grubu, adli sicil bilgileri, dernek veya vakıf üyeliği ve benzeri özel nitelikli kişisel veriler yalnızca ilgili sürecin yürütülmesi bakımından gerekli olduğu, Kanun’da belirtilen işleme şartlarından birinin bulunduğu ve gerekli güvenlik tedbirlerinin uygulandığı durumlarda işlenir.

Kanun’da belirtilen diğer işleme şartlarının bulunmadığı hâllerde, özel nitelikli kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası alınarak işlenebilir.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz, Derneğin insani yardım faaliyetlerinin ve kurumsal süreçlerinin yürütülmesi kapsamında aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir:

• İnsani yardım, sosyal yardım ve dayanışma faaliyetlerinin yürütülmesi,
• İhtiyaç sahiplerinin belirlenmesi, başvurularının değerlendirilmesi ve yardım süreçlerinin yürütülmesi,
• Bağışların alınması, kaydedilmesi ve ilgili proje veya faaliyetlerle eşleştirilmesi,
• Bağışçı ilişkileri ve bağışçı bilgilendirme süreçlerinin yürütülmesi,
• Bağış makbuzu, dekont, teşekkür belgesi ve faaliyet bilgilendirmelerinin oluşturulması,
• Adak, akika, şükür, vacip kurban ve diğer bağış organizasyonlarının yürütülmesi,
• Gönüllü başvurularının alınması ve gönüllülük süreçlerinin planlanması,
• Gönüllülerin görev, eğitim, ulaşım, konaklama ve saha faaliyetlerinin organize edilmesi,
• Organizasyon, etkinlik, kampanya ve sosyal sorumluluk faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Tedarikçi, hizmet sağlayıcı, kurum ve iş ortaklarıyla olan süreçlerin yürütülmesi,
• Sözleşme, satın alma, teklif, ödeme ve teslim süreçlerinin yürütülmesi,
• Muhasebe, finans, bütçe, ödeme ve mali kayıt süreçlerinin yürütülmesi,
• Dernek içi idari ve kurumsal süreçlerin yürütülmesi,
• Çalışan, gönüllü ve saha güvenliğinin sağlanması,
• Fiziki mekân güvenliğinin ve giriş-çıkış kontrollerinin sağlanması,
• İnternet sitesi, bilgi sistemleri ve iletişim altyapısının işletilmesi ve güvenliğinin sağlanması,
• İletişim, çağrı, talep, öneri ve şikâyet süreçlerinin yürütülmesi,
• SMS, e-posta, telefon, WhatsApp ve diğer iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Dernek faaliyetlerine ilişkin raporlama, analiz ve denetim çalışmalarının yapılması,
• Hukuk, mali müşavirlik, danışmanlık ve denetim süreçlerinin yürütülmesi,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına gerekli bilgilerin verilmesi,
• Resmî kayıt, bildirim, beyanname ve yasal defter yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
• Dolandırıcılık, yetkisiz işlem, veri kaybı ve kötüye kullanımın önlenmesi,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
• Yürürlükteki mevzuattan kaynaklanan hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Genel İlkeler

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 4. maddesinde düzenlenen aşağıdaki genel ilkelere uygun şekilde işlenmektedir:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

Dernek, ihtiyaç duyulmayan kişisel verileri talep etmemeyi ve kişisel verileri toplandıkları amaç dışında kullanmamayı esas almaktadır.

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun, gerekli ve ölçülü olmak kaydıyla aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

Yurt Dışına Veri Aktarımı

Kullanılan bulut, e-posta, mesajlaşma, yazılım, güvenlik veya diğer teknolojik hizmetlerin yurt dışında bulunan sunucular veya hizmet birimleri üzerinden sunulması hâlinde kişisel verileriniz yurt dışına aktarılabilir.

Yurt dışına aktarım işlemleri; KVKK’nın 9. maddesinde belirtilen yeterlilik kararı, uygun güvenceler, standart sözleşmeler, bağlayıcı şirket kuralları veya Kanun’da düzenlenen istisnai aktarım şartlarından uygun olanına dayanılarak gerçekleştirilir.

6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, Dernek veya Dernek tarafından yetkilendirilen gerçek ya da tüzel kişiler tarafından; tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilmektedir.

Kişisel verilerin toplanabileceği başlıca kanallar şunlardır:

• Derneğin internet sitesi ve online formları,
• Online bağış ve ödeme sayfaları,
• E-posta, telefon ve SMS iletişimleri,
• WhatsApp ve diğer mesajlaşma kanalları,
• Sosyal medya hesapları,
• Fiziki başvuru ve kayıt formları,
• Sözleşmeler, tutanaklar ve dilekçeler,
• Bağış makbuzu ve banka işlem kayıtları,
• Gönüllü ve ihtiyaç sahibi başvuruları,
• Etkinlik, organizasyon ve saha faaliyetleri,
• Fiziki ziyaret ve güvenlik kayıtları,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları,
• Bankalar ve ödeme kuruluşları,
• Tedarikçiler ve hizmet sağlayıcılar,
• İnternet sitesi işlem ve log kayıtları.

Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz, gerçekleştirilen işleme göre KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde düzenlenen aşağıdaki hukuki sebeplerden bir veya birkaçına dayanılarak işlenebilir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla veri işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
• Kanun’da belirtilen şartların bulunmadığı ve açık rızanın gerekli olduğu işlemler bakımından ilgili kişinin açık rızası.

7. Kişisel Verilerin Saklanması ve Güvenliği

Kişisel verileriniz; ilgili mevzuatta bir saklama süresi öngörülmüşse bu süre boyunca, özel bir süre öngörülmemişse işleme amacının gerektirdiği süre ve olası uyuşmazlıklarda uygulanabilecek zamanaşımı süreleri boyunca muhafaza edilir.

İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verileriniz, ilgili mevzuata ve Derneğin saklama ve imha prosedürlerine uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Dernek, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, kişisel verilerin güvenli şekilde muhafazasını sağlamak amacıyla uygun teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

• Yetki ve erişim kontrollerinin uygulanması,
• Kullanıcı yetkilerinin görevlerle sınırlandırılması,
• Güçlü parola ve oturum güvenliğinin sağlanması,
• İşlem ve erişim kayıtlarının tutulması,
• Güvenli bağlantı ve şifreleme yöntemlerinin kullanılması,
• Verilerin düzenli olarak yedeklenmesi,
• Siber güvenlik tedbirlerinin uygulanması,
• Fiziki belge ve arşiv güvenliğinin sağlanması,
• Çalışanların gizlilik yükümlülüğü altında tutulması,
• Hizmet sağlayıcılarla veri güvenliği hükümlerinin düzenlenmesi,
• Yetkisiz erişim ve veri kaybı risklerinin izlenmesi,
• Gerekli durumlarda veri ihlali süreçlerinin yürütülmesi.

8. Kişisel Veri Sahibinin Hakları

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında kişisel veri sahibi olarak Derneğimize başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Başvuru Yöntemleri

Haklarınıza ilişkin başvurunuzu, talebinizi açık ve anlaşılır şekilde belirterek aşağıdaki yöntemlerden biriyle Derneğimize iletebilirsiniz:

• Islak imzalı dilekçenizi bizzat teslim ederek,
• Islak imzalı dilekçenizi posta veya noter aracılığıyla göndererek,
• Güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanarak,
• Daha önce Derneğimize bildirdiğiniz ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden [email protected] adresine göndererek,
• Mevzuatta düzenlenen diğer başvuru yöntemlerini kullanarak.

Başvuruda Bulunması Gereken Bilgiler

Başvurunuzda aşağıdaki bilgilerin bulunması gerekmektedir:

• Adınız ve soyadınız,
• Başvurunuz yazılı ise imzanız,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşıysanız T.C. kimlik numaranız,
• Yabancıysanız uyruğunuz, pasaport numaranız veya varsa kimlik numaranız,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz,
• Varsa bildirime esas e-posta adresiniz, telefon ve faks numaranız,
• Talep konunuz,
• Talebinize ilişkin bilgi ve belgeler.

Başkasına ait kişisel veriler hakkında başvuru yapılması hâlinde, başvuru sahibinin ilgili kişiyi temsil etmeye yetkili olduğunu gösteren belge veya vekâletnamenin başvuruya eklenmesi gerekir.

Dernek, kişisel verilerin yetkisiz kişilere açıklanmasını önlemek amacıyla başvuru sahibinin kimliğini doğrulamak ve gerekli durumlarda ek bilgi veya belge istemek hakkına sahiptir.

Usulüne uygun şekilde yapılan başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içerisinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.

9. Gizlilik Sözleşmesinin Güncellenmesi

Hayır Kapısı Derneği; mevzuatta, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarında, Derneğin faaliyetlerinde, kullandığı sistemlerde veya kişisel veri işleme süreçlerinde meydana gelen değişiklikler doğrultusunda bu Gizlilik Sözleşmesi ve Genel Aydınlatma Metni’nde değişiklik yapabilir.

Güncel metin, Derneğin internet sitesinde yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olur. Kişisel veri işleme faaliyetlerinde önemli bir değişiklik meydana gelmesi hâlinde, uygun iletişim kanalları aracılığıyla ayrıca bilgilendirme yapılabilir.